İster şirketinizde SEO ile yalnız siz ilgilenin, ister daha büyük bir takımla çalışın ya da hatta başkalarını yönetin, yine de hala projelerin başında olmak zorundasınız. Proje yönetimi becerileri, “proje yöneticisi” başlığıyla birine veya bir araca özgü değildir ve olmamalıdır. İnanıyorum ki iyi bir proje yöneticisi becerilerine sahip olmak, işi yapmanız için gerek olan her şeydir, yüksek kaliteli işi zamanında ve etkili bir şekilde teslim edebilmek önemli bir konudur.
Yazı İçeriği
Yönetim Savunması
Freakonomics ekim ayında In Praise of Maintenance adlı podcasti yayınladı. TL:DR ( veya tercihen TL:DL) toplumumuzun yenilikçileri ödüllendirmesidir ancak nadiren (belki de hiç) bakımcılar: çoğunlukla kimsenin farkında olmadan otomatize edilmiş işleri halleden ve bunları güvenilir bir şekilde yapan insanlar kutlanır. Bu podcast bölümü, uzun süredir neler hissettiğimi doğruladı. Görevlerin ileriye doğru taşınmasını sağlayan iyi proje yöneticilerini yeterince ödüllendirmiyoruz ve bunun nedeni de büyük ölçüde çekici bir iş ortamı olmamasıdır. Paydaşlara gerekli hizmetleri her zamanki gibi ve güvenilir olmaya devam edecek şekilde vereceğini tekrar söylemek heyecan verici değil.
Sadece işlerin yolunda gitmediği zamanlarda, proje yöneticileri tanınıyor gibi görünüyor. Bir ödül sistemi eksikliği proje yöneticilerine, danışmanlara, muhasebe yöneticilerine ve daha birçoklarına mükemmel organizasyon becerilerinin en değerli kazanımları olduğuna dair yeterli bilgi vermediğimiz anlamına gelir. Bunun yerine, iletilen mesaj, inovasyonun işinizi tamamlamak için gerekli olmayabileceği tek övgüye değer sonucudur. Buradaki ironi, yeniliğin mükemmel bir proje yönetimi çerçevesinin yan ürünü olmasıdır. İş arkadaşlarınıza işi nasıl görevlendireceğini bilmenin farkındalığı ve etkili organizasyon alışkanlıklarının repertuvarının verilmesi, üst seviyede konsantrasyon ve ustalık gerekliliklerini yeterli miktarda sergilemek hayati önem taşımaktadır.
Tanıdık geliyor mu? Son zamanlarda, yapılacaklar listenizdeki her şeyin geçici olarak başınızın çevresine aktarılmış gibi hissettiren ve yapılması gerekenleri saptayamadığınız gibi görünen karışık bir üst seviye fikrine odaklanmıştım. Tabi ki bu sadece profesyonel yaşama ya da danışmanlık işine özgü değildir: kendi organizasyonel zorluklarını sunabilen kişisel görevlerle olabilir. Profesyonel rolünüz ne olursa olsun, dönüm noktası tamamen proje yöneticisi şapkanızı takmanıza ve kendinizi organize etmenize ihtiyaç duyduğunuz zamandır. Çalışmalarıma devam edebilmek için kullandığım araçları ve püf noktalarını bulmak ve projelere kişisel bir dokunuşu nasıl yaptığımı ve gerektiğinde işi nasıl yönlendirdiğimi okuyun.
Projeleri Sizin İçin Çalışan Araçlarla Yönetin
Süreci daha kolay hale getirmek için ne yapıyorsunuz? Her zaman ortaya çıkan “gevşek bir konuşma” hangi proje yönetim araçlarını kullandığımızdır (genelde en iyisi). “Kullandığımız her çeşit aracın en iyisi”nin rahatsız edici ikisinin ortasındaki duruşunu alıyorum ve poziyonumu belirliyorum (endişelenmeyin, bir dakika içinde gerçek listeye geçeceğim): Bir araç sadece gerçekten etkin kullanılıyorsa yararlıdır.
Pekâlâ nasıl başlarsınız? Projeyi izlemek, not almak ve hatırlatıcılar için tercih edilen yöntemlere sahip olmak her zaman önemlidir. Rolünüz ve öğrenme stilinize bağlı olarak bazı araçların sizin için diğerlerinden daha iyi çalıştığını keşfedebilirsiniz. Örneğin, müşteri çalışmalarımı takip etmek için kullandığım birkaç araç bulunurken, notları ve hatırlatıcıları not alabileceğim şekilde açık bir plastik masa örtüsüne sahibim. İşte, projeleri yönetmek için kullandığım araçların ve buluştukları ihtiyaçların bir dökümü.
- Inbox by Gmail
Evet, klasik Gmail’den farklıdır. Inbox by Gmail’in en büyük iki özelliği, bana göre, e-postaları belirli bir güne ve zamana kadar erteleme ve anımsatıcıları kendiniz için kaydetme olanağdır. (örneğin, “sayfa hızı denetimi için test çalışması yap” veya “videoyu işten sonra bu bağlantıda izle)”.Bunlar neden en sevdiğim Inbox by Gmail özelliklerim? Her iki fonksiyon da benzer amaçlara hizmet eder. Neyi bilmeniz gerektiğini, ne zaman bilmeniz gerektiğini size söylerler. E-postaları erteleme ve hatırlatıcıları sizin için kaydetme yeteneği, üst seviyeden bahsettiğimizde paha biçilemezdir. Bu şekilde, e-postalarınızı herhangi bir gün için yapılacaklar listesi olarak kullanabilirsiniz. X tarihine kadar birine yanıt vermek zorunda olmadığınızı biliyorsanız, önceki e-postalarınızın gelen kutunuzda bulunmaları için yer kaplamalarına gerek yoktur. Sonuç olarak, bir teslimata kadar ertelemek veya bir müşteriye yanıt vermek istediğimde bana hatırlatması için Inbox by Gmail’i kişisel asistanım olarak kullanıyorum. Yanıtınızı bekleyen bir e-posta olsa bile, belirli bir günde Inbox by Gmail sıfırına ulaşmak mümkündür. Sadece onu erteleyin ve gerçekten ihtiyacınız olduğunda ona katılın.
- Google Drive
Elbette cazip ya da yeni bir araç değildir, ancak her şey için benim evim. Sadece GDrive, ihtiyacım olan tüm dosya türlerini (Dökümanlar, Tablolar, ve Sunumlar) kapsamaz, aynı zamanda iş arkadaşlarınız ve müşterileriniz ile dosyalar üzerinde gerçek zamanlı kolay işbirliğine izin verir. İnsanları bir şeyler yapmak için dürtüyorsanız, kişilerinize Google Docs üzerinden işlerini yapmaları için görev atayabilirsiniz (sadece metni vurgulayın, sağdaki yorum simgesine tıklayın ve @ simgesini adlarıyla ekleyin). Eğer bir iş arkadaşınız için bir sunum hazırlarsanız, örneğin, slaytları onlar için sorularla birlikte atayabilirsiniz. Onların sorunuzla etiketlenmesini ve cevaplamalarına ihtiyacınız olduğunda bitiş tarihini eklemenizi tavsiye ederim.
-
İş arkadaşlarımın sevdiği araçlar:
- Trello: Kişisel olarak en sevdiğim araç değil, ancak bir çok takım arkadaşım Trello’yu yapılacaklar listesi olarak, hatta web devi veya SEO projelerini izlemek için kullanmayı seviyorlar. Metinleri görsellere göre tercih ederseniz, Basecamp’ı da (tercih ettiğim) deneyebilirsiniz.
- Asana: Bir başka mükemmel proje yönetimi aracı – Yapılacaklar listesinden çok proje bazında kullanmaya eğilimliyim. Eğer bir geliştiriciyseniz, JIRA’yı tercih edebilirsiniz.
Tabii ki, bunlar olmadan yönetmek ve görevlendirmek mümkündür, ancak, özellikle de görevlendirme sürecinin biraz otomatik ve hızlı olmasını istiyorsanız, kalem, kağıt ve e-postayla yalnızca şimdiye kadar ulaşabildiğiniz kadardır. Daha fazlasını yapabilirsiniz.
Etkili Bir Şekilde Nasıl Görevlendirilir
Araçlar yalnızca şu ana kadar size sadece şunları verebilir: Herhangi iyi bir delegasyon süreci, ihtiyacınız olan iş hakkında konuşma (en fazla 5 veya 10 dakika) ve harika bir özetle ile başlar. Konuşma iş arkadaşlarınızın aslında çalışmalarınızı sürdürecek bant genişliği olup olmadığını belirler ve özet, gerçekte ne yapmanız gerektiğinin daha büyük ayrıntısına iner. Takip ettiğim özet, çok sayıda farklı teslime hazır ürünler için çalışır – sayfa hızını, teknik ve geri bağlantı denetimlerini ve içerik özetlerini iş arkadaşlarıma devretmek için bu aynı düzeni kullanıyorum. Aşağıda, her zaman eklediğim alanlar ve her zaman sağlanan bilgi türleri verilmiştir:
Konu: (ÖZET) Yapmam Gereken İş
- Son Teslim Tarihi:
İhtiyacınız olan kesin tarih ve zamanı, hissedarlarınıza veya müşterinize sunmadan önce gözden geçirmeniz için yeterli zaman. Eğer bu sayfa hızı denetimi gibi bir şeyse, tam bir haftada inceleme yapmaya ve en iyi biçimde olduğundan ve tüm bilgilerin doğruluğundan emin olmalıyım. Elbette, bu aynı zamanda görevlendirmeler bunun gibi projelerle ne kadar tanındıklarına bağlıdır – geçmişte sizin için bir takım denetlemeler yaptılarsa tarzınızı bilebilirler ve nihai çalışma için daha fazla zaman gerekmeyebilir. - Teslim formatı: Size iletilmiş bu işe ihtiyaç duyduğunuz format. Belki bir Google Doc veya bir Excel özet tablosudur. Bu özet, daha yaratıcı parçalar da dahil olmak üzere ihtiyacınız olan tüm çıktılar için kullanılabilir(bir videonun düzenlenmesine ihtiyacınız mı var: 30 saniyede .mov formatında mısınız? Belirli spesifikasyonlar için düzenlenmiş ve PNG veya IDD olarak kaydedilmiş bir fotoğrafta mı?)
- Beklenen Saatler: Bu bütün özetin en zorlayıcı unsuru olabilir. Bu işin ne kadar sürede, baştan sona, sürmesini umuyorsunuz? Yetki verdiğiniz kişinin deneyim düzeyini aklınızda tutun. Bu onları ilk SEO teknik denetimi mi ya da 30. Mu? Hemen hemen görevlendirmelerinizi birkaç kez kontrol etmeniz gerekecektir (daha sonra bunun üzerinde daha fazlası), bu toplantıların ne kadar sürede gerçekleşmesini bekliyorsunuz? Aynı son teslim tarih tahmini gibi, geçmişte bu kişiyle yaptığınız işe ve atadığınız iş türüne dayanarak en iyi kararınızı kullanın.
- İlgili malzemeler: İş arkadaşlarınıza atadığınız işi yapmanıza yardımcı olacak ek makaleler veya araçlar sağlayabileceğiniz yer burasıdır. Bazı iyi örnekler, 101 makale (Moz Blog’da olanlar gibi!), veya her zaman temsil ettikleri projelerde kullandığınız bir araç( SEMRush’ı, yeni fotoğraf düzenleme yazılımını veya Google’ın Anahtar Kelime Planlayıcı’sını düşünün).
Yol Boyunca Görevlendirmelerinizi Kayıt Altına Alın
Özetinizi gönderdikten sonra bir sonraki adım, yol boyunca görevlendimelerinizi doğru kontrol ettiğinizden emin olmaktır. En deneyimli kişi bile ek kaynaktan yararlanabilir, bu nedenle bir kişi toplantısı veya beş dakikalık bir görüşme olsun, kısa bir sunum yaptıktan kısa bir süre sonra temasa geçmek, aynı doğru yolda olduğunuzdan emin olmak için gereklidir. Bir projeyi başlatmanın ötesine geçmek için yol boyunca ileriye dönük kayıt yapmak önemlidir.
Distilled’te, aşağıdaki tamamlanma noktalarında bir kayıt yapma modeli izlemekten hoşlanırız:
- %1 (başlangıç konuşması)
- %5 (sürecin doğrulanması)
- %30 (projeye çok fazla zaman ayırmadan önce doğru yolda olduğunuzdan emin olun);
- Ve %90 (son düzenleme ve prova)
Herkesin doğru yolda ilerlemesini sağlamak yalnızca iyi değil, aynı zamanda görevi dağıtan kişiye ve görevlendirilenlerin ikisine birden hangi noktada tamamlanması gerektiğini ve geri bildirim verirken ne kadar detay vermek gerektiğini bilmek daha da değerlidir.
Birçok yönden, mükemmel proje yönetimi ve delegasyon becerileri gerçekten geleceğe yönelik becerilerdir. Size işin veya hayatın ne kattığını dikkate alınmaksızın işinizin üst noktasında olmanıza izin verirler. Dünyadaki en iyi SEO olabilirsiniz, ancak projenizi etkili bir şekilde yönetemezseniz, başarısız olursunuz veya başka türlü elde edebileceğiniz en büyük etkiyi göremezsiniz. “Yaptığı her şeyi” yapan yalnız bir yenilikçinin modelini övmenin zamanı geçti ve bunun yerine şeylerin operasyonel ve istikrarlı kalmasını sağlayan analizcileri ve yöneticileri gerçekten kutluyoruz. Çoğu zaman, en büyük sorunlarımız karmaşık bir çözüm ile en iyi şekilde çözüme ulaşmış olması ancak açık bir zihin ve destekleyici bir takımdan geçer.
Projelerin etrafında dönmesinin büyük bir parçası, proje yönetimi sürecini iyileştirmek gelir ve organize olmak, birden çok müşteriyi rahatça yönetebilmenizi ve kapasitenizin ne kadar olduğunuzu anlamanızı sağlar. Proje yönetimi becerilerinin sağlam bir temeli olmadan, başarılı yenilikler ve müşteri projeleri için zemin yoktur. Bir daha ki sefere, yetenek setinizi desteklemek istiyorsanız, kendi çalışmanızı nasıl yaptığınızı denetleyin ve en iyi işi zamanında yapmanızı engelleyen şeyleri tanımlayın.
KAYNAK: https://moz.com/blog/how-to-delegate-seo-work-effectively
